အီးမေးလ် အက်တစ်ကတ် (Email Etiquette)


အီးမေးလ် အက်တစ်ကတ် (Email Etiquette)
Etiquette: rules of behaviour among polite people (ယဉ်ကျေးမှုစည်းကမ်း)

အီးမေးလ်နဲ့ပတ်သက်လို့ အထူးသဖြင့်လူသုံးအများဆုံးဖြစ်တဲ့ Gmail Account ပြုလုပ်နည်း၊ သုံးစွဲနည်းများကို စာအုပ် မြောက်မြားစွာထွက်ရှိခဲ့ပြီးဖြစ်ပါတယ်။
ဒါပေမဲ့ Email Etiquette နဲ့ပတ်သက်လို့ရေးတာ မတွေ့မိသလို သုံးစွဲသူအများစုကလဲ ဒါတွေကို ဂရုမထားတာတွေ့ရပါတယ်။
ဒါပေမဲ့ မိမိမိတ်ဆွေ၊ သူငယ်ချင်းများနဲ့ ပေးပို့ဆက်သွယ်ရင်တော့ ပေါ့ပေါ့ပါးပါးသုံးနိုင်ပေမဲ့ ဌာနဆိုင်ရာ၊ လုပ်ငန်းဆိုင်ရာတွေမှာ ပေးပို့ရင်တော့ သတိပြုရမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် ဒီအက်တစ်ကတ် တွေကိုတော့အောက်ပါအတိုင်း တင်ပြချင်ပါတယ်။



(၁) Nickname ပေးထားတဲ့ အီးမေးလ် လိပ်စာ

အချို့သော Email သုံးစွဲသူများဟာ နာမည်ရင်းကတစ်ခြား၊ အီးမေးလ် လိပ်စာက တစ်ခြားဖြစ်နေတာတွေ တွေ့ရပါတယ်။
ဒါတွေကတော့ နားမလည်လို့၊ ကိုယ်ကိုယ်တိုင်မလုပ်တတ်လို့၊ သူများလုပ်ပေးတာယူရလို့ဖြစ်သလို၊ နာမည်ရင်း မသုံးရဲဘဲ သူများကို တိုက်ခိုက်ဘို့သုံးတာ၊ ကိုယ်နဲ့နာမည်တူနေလို့ သူများကဦးသွားလို့ ကိုယ့်နာမည်နဲ့ မရလို့ ရတာယူလိုက်ရတာ၊ ဘာမှမစဉ်းစားတော့ဘဲ Gmail ကချပေးတဲ့ (Suggestion Name) ကိုယူလိုက်ရတာ စသည်ဖြင့် ဖြစ်နေတတ်ပါတယ်။

ဥပမာ- နာမည်ရင်းက Ko Ko ဖြစ်နေပေမဲ့ Email မှာ ဘာမှမဆိုင်တဲ့ laminlay, achitkalay, lover, fighter စသည် ဖြစ်နေရင်၊ အပျော်အပျက်သုံးရင်တော့ရပါတယ်။ ဒါပေမဲ့ Official သုံးရမဲ့နေရာတွေဖြစ်တဲ့ ရုံး၊ ဌာနဆိုင်ရာကိစ္စတွေမှာ သုံးတာ၊ နိုင်ငံရပ်ခြားမှ တက္ကသိုလ်၊ ကောလိပ်များနဲ့ဆက်သွယ်ရာတွေမှာ၊ အလုပ်အကိုင်နဲ့ပတ်သက်လို့ ဆက်သွယ်ရာတွေမှာ၊ နာမည်တွေ၊ ဘွဲ့တွေ၊ အရည်အချင်းတွေမှာ ပြည့်စုံနေပြီး Email တစ်ခုမှာ နာမည်နဲ့ ဘာမှမဆိုင်တဲ့ Nickname ဖြစ်နေရင် ဘယ်သူက ယုံကြည်တော့မှာလဲ။ Nickname သည်တစ်ဖက်လူက မလေးစားနိုင်ဘူး ဆိုတာကို သတိပြုရပါမယ်။

အကယ်၍ Gmail မှာ မိမိနာမည်မရခဲ့ရင် အခြား Free Email များစွာရှိပြီး၊ Yahoo Mail (yourname@ yahoo.com) , Outlook Mail (yourname@outlook.com) စသည်တို့မှာလဲ ရနိုင်ပါတယ်။
See More… Gmail နဲ့ Email မရှင်း_မရှင်းဖြစ်နေသူများ

(၂) ရှည်လျားထွေပြားသော အီးမေး လိပ်စာ

အချို့သူများရဲ့ အီးမေးလ်လိပ်စာများက လွန်စွာရှည်လျားပါတယ်။ မိမိကုမ္ပဏီနာမည်၊ မိမိနာမည်ပါ ပါအောင် အပြည့်အဝယူထားပြီး အချို့ဆိုစာလုံး (၂၀) ခန့်ရှိပါတယ်။

ရိုးရိုးလေးဘဲစဉ်းစားရင် သင်ကိုယ်တိုင်ရော အဲဒီလောက် ရှည်တဲ့လိပ်စာကိုရိုက်ရမှာ စိတ်ရှည်ပါ့မလား၊ မှတ်မိနိုင်ပါ့မလား။
နောက်အရေးကြီးတဲ့ တစ်ချက်က အချိန်မှီလုပ်ရမဲ့ အလွန်အရေးကြီးတဲ့ ကိစ္စတစ်ခုကို တဖက်လူက အကြောင်းပြန်လိုက်တဲ့အခါ ကိုယ့်ရဲ့ အီးမေးလ်လိပ်စာက အလွန် ရှည်တဲ့အတွက် စာလုံးလေးတစ်လုံးကျန်ခဲ့၊ လွဲချော်သွားတာနဲ့ လိပ်စာမှားဝင်သွားပြီး ဒီစာကကိုယ့်ဆီမရောက်တော့ပါဘူး။
တစ်ဖက်ကလဲ ပြန်မစစ်ကြည့်မိဘဲ သတိမထားမိရင် အားလုံးလွဲချော်ကုန်မှာပါ။ ဒါကြောင့် မိမိရဲ့ အီးမေးလ် လိပ်စာဟာ လိုရင်းတိုရှင်းဘဲ ကောင်းပါတယ်။


(၃) ဘွဲ့ထူး၊ ဂုဏ်ထူးများပါသောအီးမေးလ် လိပ်စာ၊ Username မှာ ဘွဲ့ထူး၊ ဂုဏ်ထူးများထဲ့ခြင်း
မိမိရဲ့ အီးမေးလ် လိပ်စာမှာ တစ်ဖက်လူမှတ်မိလွယ်မဲ့ လိုရင်းတိုရှင်းပေးသင့်သလို၊ မိမိရဲ့ ဘွဲ့၊ ဒီဂရီတွေကို မထဲ့ သင့်ပါဘူး။
ဥပမာ- ဒေါက်တာဘွဲ့ရရှိထားလို့ဒေါက်တာမှန်းသိအောင် အီးမေးလ်လိပ်စာမှာ “dr.—-@gmail.com” လို့မပေး သင့်ပါဘူး။
နိုင်ငံတကာ တက္ကသိုလ်၊ ကောလိပ်များမှာရှိတဲ့ Ph D Holder တွေဟာ သူတို့ရဲ့ အီးမေးလ် လိပ်စာ တွေမှာ “dr” ဆိုတာ မထဲ့ပါဘူး။
သို့သော် မိမိ Email Message တိုင်းရဲ့အောက်ဆုံးမှာတော့ မိမိအမည်(Dr. —)၊ ဌာန၊ လုပ်ငန်းနာမည်၊ ဆက်သွယ်ရန် လိပ်စာတို့ကို ထဲ့ထားပေးသင့်ပါတယ်။
Gmail မှာတော့ မိမိ Gmail ကိုဖွင့်ပြီး Settings> General> Signature အောက်က (appended at the end of all outgoing messages) မှာ မိမိရဲ့ အမည်၊ ရာထူး၊ လိပ်စာတို့ကို ထဲ့ထားရင် အီးမေးလ်ပို့တိုင်း Auto ပါသွားမှာပါ။

(၄) Dot (.), Dash (-), Underscore (_) များပါသော အီးမေးလ် လိပ်စာ

Gmail Account ပြုလုပ်ရာမှာ Dot (.) ကိုသာထဲ့ခွင့်ပြုပြီး၊ တစ်ချို့အီးမေးလ်တွေမှာတော့ Dash (-) ကိုထဲ့ခွင့် ပြုပါတယ်။

ဥပမာ- အကောင့်ပြုလုပ်ရာမှာ koko2015@gmail.com ကို အခြားသော ကိုကို တစ်ဦးက သုံးပြီးသား ဖြစ်နေလို့ ကိုယ်ကလဲ ဒီနာမည်သာလိုချင်လို့ koko.2015@gmail.com ကိုယူလိုက်တယ်ဆိုပါစို့။
ဒီမှာ ကိုယ့်အတွက် အလွန်အရေးကြီးတဲ့စာကို မိတ်ဆွေတစ်ဦးကဒီလိပ်စာနဲ့ပို့ရင်Dot(.)ကိစ္စကို သတိမထားမိဘဲ koko2015@gmail.com ကိုပို့လိုက်မိရင် စာကမှားပြီး ရောက်သွားနိုင်လို့ အကောင့်ကို ပြုလုပ်ကထဲက Dot (.) မသုံးဘဲနဲ့ ကွဲပြားခြားနားတဲ့ အမည်ကို သုံးသင့်ပါတယ်။

အချို့ အီးမေးလ်တွေက Dash (-), Underscore (_) တွေထဲ့သုံးခွင့်ပေးထားလို့ ဒီနှစ်ခုကို မှားထဲ့မိရင် ဒီစာက ကာယကံရှင်ဆီ မရောက်တော့ပါဘူး။


(၅) Subject မှာ လိုရင်းတိုရှင်း ရေးပေးရန်


အီးမေးလ်ပေးပို့ရာမှာ မိမိပေးပို့တဲ့ အကြောင်းအရာရဲ့ခေါင်းစဉ် “Subject” ကို ထဲ့ပေးရပါတယ်။
ဒါမှသာ တစ်ဖက်လူက ဘာအကြောင်းလဲ ဆိုတာကို ထိပ်စကို ကြည်ရုံနဲ့သိနိုင်ပါတယ်။
သင့်ရဲ့ အီးမေးလ်ကို လက်ခံရရှိသူဟာ Subject ခေါင်းစဉ်ကို ကြည့်ရုံနဲ့ သင်ပြောချင်တာကို ခြုံငုံသိနိုင်အောင်လို့ လိုရင်းတိုရှင်းရေးပေးရပါမယ်။

သင်ပေးပို့သော Message နဲ့ကိုက်ညီတဲ့ Subject ဖြစ်ရပါမယ်။ Subject ခေါင်းစဉ် မပါတဲ့ အီးမေးလ်တွေကို တစ်ဘက်လူက စိတ်မဝင်စားပါ။
တစ်ချို့သူများ အီးမေးလ်ပေးပို့ရာမှာ အောက်က “Message Body” မှာ ရေးရမဲ့ အကြောင်း အရာ အပြည့်အစုံကို Subject Box မှာ ရှည်လျားလွန်းတဲ့ စာရှည်ကြီးတွေလာထဲ့ပြီး ပေးပို့တတ်ပါတယ်။ ဒီလောက် ရှည်ရင်လဲ တစ်ဖက်လူကစိတ်မဝင်စားနိုင်လို့ ကိုယ့်စာကို မဖတ်ဘဲနေပါလိမ့်မယ်။
ဒါဟာလဲ မယဉ်ကျေးရာ ကျပါတယ်။


(၆) Chat Language, Abbreviations များသုံးခြင်း
ရုံး၊ ဌာနဆိုင်ရာနှင့်လုပ်ငန်းကိစ္စများ၊ ပညာရေးကိစ္စ စသည့် အရေးကြီးကိစ္စများအတွက် အင်္ဂလိပ်ဘာသာဖြင့် အီးမေးလ် ပေးပို့ရာမှာ သူငယ်ချင်းချင်းပြောသကဲ့သို့ ဗန်းစကား (Slang), Myanglish, Chat Language, အတိုကောက်စကားလုံးများ (abbreviations)များမသုံးသင့်ပါ။

ဥပမာ- “how r u?, b4, bcoz, pls, IDK (I don’t know)” တစ်ချို့ကဒီစကားလုံးတွေကို နားမလည်နိုင်ပါဘူး (Some may not understand your abbreviations. Not professional) ဒါတွေဟာ တစ်ဖက်လူကို မလေးစားရာလဲကျပါတယ်။

(၇) Return Mail


လွန်ခဲ့တဲ့ ၁၅ နှစ် (၂၀၀၅ ခုနှစ်ဝန်းကျင်) Gmail ခေတ်စားကာစက အထက်မှာဆိုခဲ့သလို အီးမေးလ်လိပ်စာမှားပို့မိခဲ့ရင် ဒီလိပ်စာက အင်တာနက်ပေါ်မှာ မရှိခဲ့ရင် စာတိုက် (Post Office) မှ စာဝေတဲ့ လုပ်ထုံးလုပ်နည်းအတိုင်း လိပ်စာရှင်ရှာမတွေ့လို့ Gmail Server ကနေပို့သူထံ “Mailer-Daemon” ဆိုတဲ့ခေါင်းစဉ်နဲ့ စက္ကန့်ပိုင်းအတွင်း “Return Mail” ပြန်ဝင်လာ ပါတယ်။
ဒီ “Return Mail” ကို “Bounce Message” (သို့မဟုတ်) “Non-Delivery Report/Receipt (NDR)” လို့လဲ ခေါ်ပါတယ်။
အဲဒီအချိန်ကတော့ အခုလောက်လိပ်စာတွေမများသေးတော့ သင်ပို့တဲ့လိပ်စာက အက္ခရာတစ်လုံး၊ ဂဏန်းတစ်လုံး လောက်လွဲရင် လွဲတဲ့လိပ်စာကတကယ်မရှိတော့ Return Mail ပြန်ဆင်းလာပါတယ်။
အခုအချိန်မှာတော့ ဖေ့စ်ဘွတ်ခ်ရဲ့ ကောင်းမှု ကြောင့် သန်းပေါင်းများစွာသော Gmail Account များပေါ်လာတာကြောင့် သင်ကလိပ်စာ မှားပို့လိုက်ပေမဲ့ “မှားတဲ့လိပ်စာက အမှန်တကယ်ရှိနေခဲ့ရင်” စာကလဲ ရောက်ရှိသွားတဲ့အတွက် Return Mail ပြန်မလာ တော့ပါဘူး။
ဒါကြောင့် မိမိရဲ့ အီးမေးလ် လိပ်စာကအလွန်မရှည်လျားသင့်သလို၊ အခြားသူများဆီ အီးမေးလ်ပို့ရင်လဲ လိပ်စာကို သေခြာစွာ စစ်ဆေးပြီးမှ ပို့သင့်ပါတယ်။


(၈) To, CC (Carbon Copy), BCC (Blind Carbon Copy)

အီးမေးလ်ပေးပို့ရာမှာ ရုံးစာပေးပို့နည်းတွေ အတိုင်းဆိုတာလဲသတိပြုမိဘို့ လိုပါတယ်။ သက်ဆိုင်ရာ လိပ်စာထဲ့ ရမဲ့နေရာတွေကို Field Box လို့ခေါ်ပါတယ်။
“To” သည် Primary ဖြစ်ပြီး၊ “CC” သည် Secondary ဖြစ်ပါတယ်။ ပုဂ္ဂိုလ်တစ်ဦး တည်းကိုသာ စာပို့ရင်တော့ Primary “To” နေရာမှာသာ လိပ်စာကို ထဲ့ရမှာပါ။ CC မလိုဘူးပေါ့။
ဒီနေရာမှာ လူတိုင်းတွေ့နေ၊ မြင်နေကျ ရုံးတွင်းစာတစ်စောင်ကို ကြည့်ပါမယ်။ ရုံးစာတွေမှာ ရေးတတ်တာ ကတော့ ဥပမာ- “ သို့ / ညွှန်ကြားရေးမှူးချုပ်၊ ” ကိုထိပ်ဆုံးမှာလိပ်မူပြီး ရေးထားပြီးတော့ စာအဆုံးမှာတော့ မိတ္တူကို- ဆိုပြီး တစ်ခြားသိရှိ စေလိုသော ဌာနဆိုင်ရာများ၊ ပုဂ္ဂိုလ်များရဲ့ အမည်များ၊ ဌာနများကို အစီအစဉ်အလိုက် ရေးထားပါမယ်။
ဒါဆိုရင် ဒီစာမှာက “ညွှန်ကြားရေးမှူးချုပ်” သည် “Primary” ဖြစ်ပြီး၊ မိတ္တူပေးပို့တဲ့ လိပ်စာတွေကတော့ “Secondary” ဖြစ်ပါတယ်။

ဒါကြောင့် ရုံးဌာနဆိုင်ရာတွေရဲ့ အီးမေးလ်ပေးပို့ရာမှာ “To Box” မှာ ညွှန်ကြားရေးမှူးချုပ် ရဲ့ အီးမေးလ်လိပ်စာ ကိုထဲ့ပြီး၊ “CC Box” မှာတော့ အထက်ပါမိတ္တူကို လက်ခံရမဲ့ ဌာနတွေရဲ့ အီးမေးလ်လိပ်စာများကို ရိုက်ထဲ့ရမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

အီးမေးလ်လိပ်စာများကို တစ်ခုထက်မကပိုထဲ့ရင် လိပ်စာတစ်ခုနဲ့တစ်ခုကြားမှာ “Semicolon (;)” ထဲ့ပေးရပါမယ်။ ဒီနေရာမှာ “To” နေရာမှာ Primary တစ်ဦးထဲရဲ့ လိပ်စာသာထဲ့ရမှာ ဖြစ်ပြီး၊ CC မှာ ထဲ့ရမဲ့လိပ်စာ တွေကို တစ်ခုမှ လာပြီး မထဲ့ရပါဘူး။ ထဲ့မိရင် မယဉ်ကျေးရာကျပါတယ်။

BCC (Blind Carbon Copy) ကတော့ ဥပမာ- သင့်အနေနဲ့ အီးမေးလ်တစ်စောင်ထဲကို “To” ကို (၁) ဦး၊ “CC” ကို (၅)ဦး၊ စုစုပေါင်း (၆) ဦးကို တစ်ပြိုင်နက်ထဲ ပေးပို့တယ်ဆိုပါစို့။
ဒါပေမဲ့ သင်က ဒီစာကိုဘဲ တစ်ချိန်ထဲမှာ နောက် (၇) ဦးမြောက် လူ(သို့မဟုတ်) ကုမ္ပဏီဆီကို ပို့ချင်သေးတယ်။ ဒီ (၇) ဦးမြောက်လူကလဲ ရှေ့က (၆) ဦးနဲ့ လုံးဝမတဲ့ဘူး။
ဒါကြောင့် သင်က သူနဲ့ဆက်သွယ်တာကို ရှေ့က (၆) ဦးကိုမသိစေချင်ရင်တော့ “BCC Box” မှာ သူ့လိပ်စာကို ရိုက်ထဲ့ပေးရမှာပါ။


ဒါဆိုရင် အထက်ပါ (၆) ဦးစလုံးက ဒီစာတစ်စောင်ထဲကို သူရော၊ ကိုယ်ရော ရကြတယ်ဆိုတာကို “To, CC” တွေမှာ တစ်ဦးနဲ့တစ်ဦး မြင်နေကြရပြီး၊ “BCC” ကလူကိုတော့ သူတို့ဘက်က မတွေ့ကြရပါဘူး။
တကယ်တန်းကတော့ “BCC” ရဲ့ အလုပ်လုပ်ပုံတွေကို ရှင်းပြရတာပါ။
နံပါတ် (၇) လူကိုပို့တာကို အပေါ် (၆) ဦးစလုံးကို မသိစေချင်ရင်တော့ ဒီစာကို Copy ကူး၊ New Compose Mail နဲ့ စာအသစ်တစ်စောင်လုပ်ပြီး နံပါတ် (၇) တစ်ဦးတည်းကို “To Box” မှာ ရိုက်ထဲ့ပြီး ပို့လိုက်ရင် ပြီးနေတာဘဲကို။

4 thoughts on “အီးမေးလ် အက်တစ်ကတ် (Email Etiquette)

  • June 29, 2021 at 10:50 am
    Permalink

    Have you ever thought about adding a little bit more than just your articles?
    I mean, what you say is important and everything. However just imagine if you added
    some great photos or videos to give your posts more, “pop”!
    Your content is excellent but with pics and video
    clips, this blog could undeniably be one of the very best in its niche.
    Wonderful blog!

    Reply
    • July 6, 2021 at 2:42 am
      Permalink

      Thank you so much for your comment. I will try to upload some posts.

      Reply
  • September 3, 2020 at 4:43 pm
    Permalink

    Hey there, You’ve done a fantastic job. I抣l certainly digg it and personally suggest to my friends. I am sure they will be benefited from this site.

    Reply
    • September 4, 2020 at 10:49 am
      Permalink

      Thank you so much for your kindly comment.

      Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Translate »